新聞發布
新聞發布會的時機與主題：（1）恰當的時機：事件前一個月或兩個月左右，如滑雪節12月5日召開，10月中旬召開新聞發布會。（2）合適的主題：主題應集中、單一，不能同時發布幾個不相關的信息。新聞發布會、媒體報道、新聞稿發布等向來是企業產品推廣、市場公關必備手段，新聞發布會有以下特點：新聞發布會一般針對對企業意義重大，媒體感興趣的事件舉辦。每個新聞發布會都會有一個名字，這個名字會打在關于新聞發布會的一切表現形式上，包括請柬、會議資料、會場布置、紀念品等。在選擇新聞發布會的標題時，一般需要注意以下幾點。新聞發布的時間通常也是決定新聞何時播出或刊出的時間。因為多數平面媒體刊出新聞的時間是在獲得信息的第二天，因此要把發布會的時間盡可能安排在周一、二、三的下午為宜，會議時間保證在1小時左右，這樣可以相對保證發布會的現場效果和會后見報效果。發布會應該盡量不選擇在上午較早或晚上。部分主辦者出于禮貌的考慮，有的希望可以與記者在發布會后共進午餐或晚餐，這并不可取。如果不是歷時較長的邀請記者進行體驗式的新聞發布會，一般不需要做類似的安排。有一些以晚宴酒會形式舉行的重大事件發布，也會邀請記者出席。但應把新聞發布的內容安排在最初的階段，至少保證記者的采訪工作可以比較早的結束，確保媒體次日發稿。場地可以選擇戶外（事件發生的現場，便于攝影記者拍照），也可以選擇在室內。根據發布會規模的大小，室內發布會可以直接安排在企業的辦公場所或者選擇酒店。酒店有不同的星級，從企業形象的角度來說，重要的發布會宜選擇五星級或四星級酒店。為了體現權威性，可在人民大會堂等權威場所舉行（由于審核程序繁瑣，企業可委托專業策劃公司全程策劃籌辦）酒店有不同的風格，不同的定位，選擇酒店的風格要注意與發布會的內容相統一。還要考慮地點的交通便利與易于尋找。包括離主要媒體、重要人物的遠近，交通是否便利，泊車是否方便等。發布方在尋找新聞發布會的場所時，還必須考慮以下的問題：1?會議廳容納人數、主席臺的大小、投影設備、電源、布景、胸部麥克風、遠程麥克風、相關服務如何、住宿、酒品、食物、飲料的提供、價錢是否合理、有沒有空間的浪費等2?背景布置。主題背景板，內容含主題、會議日期，有的會寫上召開城市，顏色、字體注意美觀大方，顏色可以企業VI為基準。酒店是否會代為安排。4?擺放方式：發布會一般是主席臺加下面的課桌式擺放。注意確定主席臺人員。需擺放席卡，以方便記者記錄發言人姓名。擺放原則是“職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后”。5?很多會議采用主席臺只有主持人位和發言席，貴賓坐于下面的第一排的方式。一些非正式、討論性質的會議是圓桌擺放式。提供給媒體的資料，一般以廣告手提袋或文件袋的形式，整理妥當，按順序擺放，再在新聞發布會前發放給新聞媒體，順序依次應為：·有現場調控能力，可以充分控制和調動發布會現場的氣氛。在新聞發布會上，通常在發言人進行發言以后，有一個回答記者問的環節。可以充分通過雙方的溝通，增強記者對整個新聞事件的理解以及對背景資料的掌握。有準備、親和力強的領導人接受媒體專訪，可使發布會所發布的新聞素材得到進一步的升華。在答記者問時，一般由一位主答人負責回答，必要時，如涉及到專業性強的問題，由他人輔助。發布會前主辦方要準備記者答問備忘提綱，并在事先取得一致意見，尤其是主答和輔助答問者要取得共識。在發布會的過程中，對于記者的提問應該認真作答，對于無關或過長的提問則可以委婉禮貌地制止，對于涉及到企業秘密的問題，有的可以直接、禮貌地告訴它是企業機密，一般來說，記者也可以理解，有的則可以委婉作答。不宜采取“無可奉告”的方式。對于復雜而需要大量的解釋的問題，可以先簡單答出要點，邀請其在會后探討。媒體邀請的技巧很重要，既要吸引記者參加，又不能過多透露將要發布的新聞。在媒體邀請的密度上，既不能過多，也不能過少。一般企業應該邀請與自己聯系比較緊密的商業領域記者參加，必要時如事件現場氣氛熱烈，應關照平面媒體記者與攝影記者一起前往。邀請的時間一般以提前3到5天為宜，發布會前一天可做適當的提醒。聯系比較多的媒體記者可以采取直接電話邀請的方式。相對不是很熟悉的媒體或發布內容比較嚴肅、莊重時可以采取書面邀請函的方式。適當地制造懸念可以吸引記者對發布會新聞的興趣，一種可選的方式是開會前不透露新聞，給記者一個驚喜。“我要在第一時間把這消息報道出來”的想法促使很多媒體都在趕寫新聞。如果事先就透露出去，用記者的話說就是“新聞資源已被破壞”，看到別的報紙已經報道出來了，寫新聞的熱情會大大減弱，甚至不想再發布。無論一個企業與某些報社的記者多么熟悉，在新聞發布會之前，重大的新聞內容都不可以透漏出去。在記者邀請的過程中必須注意，一定需要邀請新聞記者，而不能邀請媒體的廣告業務部門人員。有時，媒體廣告人員希望借助發布會的時機進行業務聯系，并作出也可幫助發稿的承諾，此時也必須進行回絕。一、是否對口。綜合性報紙和財經類報紙不是涇渭分明，有跨行業交叉報道的可能，但是對于大多數都市報的記者而言，這種對口性是第一要務。二、是否有貼近性。是當地政府活動還是外地政府活動？是本地企業還是外地企業？是央企還是地方龍頭企業？都市類媒體更愿意參加具有“本地性”新聞活動，比如中央電視臺和北京電視臺記者，經常會遇到相互排擠的狀況。三、是否有新聞性。快筆頭公關認為，中央媒體、全國性媒體和地方都市類媒體在新聞性的判斷上是有區別的，在具備一切新聞要素的前題下，中央級綜合性媒體更注重報道傾向于大背景、大主題、大角度的切入，而都市類媒體更多的從易于被普通百度熟知和接受的小角度切入。因此，公關公司在準備新聞稿的時候，最少要有3—5個版本，并且新聞素材要更豐富。四、是否有新聞采訪權。很多新聞發布會上出現最多的是平面媒體記者的身影，這是因為新浪，搜狐等門戶網站沒有新聞采寫權，只有幾個主流新聞網絡像人民網、新華網、千龍網、東方網等有采訪權，而像新浪、搜狐的商業網站是沒有采訪權的，他們提供的內容服務基本上都是“信息集錦”——只能轉載，不能獨創。所以，為了讓新聞發布會內容第一時間出現在網絡上，邀請網媒記者出席時應區分清楚哪些能出席，哪些可以原發，哪些只能轉載。五、主辦單位的身份。如果是政府部門舉辦的新聞發布會，那么跑口記者責無旁貸。但是由于政府部門的車馬費一般較低，記者更愿意出席有實力、有知名度的大企業召開的新聞發布會。可想而知，如果即沒知名度，又沒新聞點，那么要靠什么來吸引媒體了。新聞發布會也是媒體所期待的。在全國性的媒體調查中發現，媒體獲得新聞最重要的一個途徑就是新聞發布會，幾乎100%的媒體將其列為最常參加的媒體活動。由于新聞發布會上人物、事件都比較集中，時效性又很強，且參加發布會免去了預約采訪對象、采訪時間的一些困擾，另外，新聞發布會一般也會為記者提供一定的饋贈品，所以通常情況下記者都不會放過這些機會。在做新聞發布會策劃之前，公關公司要對新聞媒體議程（媒體的采前會、編前會）、新聞傳播途徑、新聞話題設置、公眾輿論走向、媒體運作機制有深刻理解，同時對新聞發布會主辦方所在行業背景、產業動向、競爭對手傳播策略有著透徹的分析和把握，具備這些專業知識，才能策劃出好的新聞事件，達到好的傳播效果。但是，要吸引公眾關注首先在形式和內容上要引起媒體興趣。三、結合宏觀背景、產業背景、行業背景，為新聞發布會造勢，為媒體提供更多新聞由頭和報道角度。誤區之一：沒有新聞的新聞發布會。有些企業似乎有開發布會的嗜好，很多時候，企業并沒有重大的新聞，但為了保持一定的影響力，證明自己的存在，也要時不時地開個發布會。造成的后果是，企業雖然花了不小的精力，但幾乎沒有收成。新聞性的缺乏使得組織者往往在發布會的形式上挖空心思、絞盡腦汁，熱鬧倒是熱鬧了，效果卻未見得理想，如果過于喧賓奪主，參會者記住了熱鬧的形式，卻忘記了組織者想要表達的內容。誤區之二：新聞發布的主題不清。從企業的立場出發，主辦者恨不得把它的祖宗八代的光榮史一股腦端上去，告訴人家什么時候得了金獎，什么時候得到了認證，什么時候得了第一，什么時候捐資助學。但是偏離了主題的東西在媒介眼中，形同廢紙。又有的企業在傳播過程中，生怕暴露商業機密，凡涉及到具體數據時總是含含糊糊一談到敏感話題就“環顧左右而言他”，不是無可奉告就是正在調查。這樣一來，媒體想知道的，企業沒辦法提供；媒體不想搭理的，企業又喋喋不休。
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